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Control de autoridades de nombres personales de autores cubanos en ciencias de la salud

ARTÍCULO

 

Control de autoridades de nombres personales de autores cubanos en ciencias de la salud



Authority control of Cuban authors´names in health sciences




Lic. Yoselyn Díaz Rodríguez

Centro Nacional de Información en Ciencias Médicas-Infomed. La Habana, Cuba.







RESUMEN

El control de autoridades se realiza mediante una serie de operaciones que permiten elaborar un asiento o registro de autoridad. El registro de autoridad se constituye cuando se define la variante del nombre que se va a utilizar para todos los asientos del catálogo, es decir, la forma autorizada o autoridad acordada. En la presente investigación se define conceptualmente el término control de autoridades y sus características y objetivos, y se describen los procedimientos para su aplicación a los nombres de los autores cubanos en ciencias de la salud. Se define el diseño conceptual de un catálogo de autoridades de nombres de autores cubanos en ciencias de la salud.

Palabras clave: Control de autoridades, nombres de autores, control bibliográfico, puntos de acceso, catálogo de autoridades.


ABSTRACT

Authority control is carried out through a series of operations that allow making an authority record. The authority record is established when the variant of the name to be used for all the catalog entries is defined; in other words, the authorized form or agreed authority. The present research defines from the conceptual viewpoint the term authority control and its characteristics and objectives and describes the procedures for application to the names of Cuban authors in the field of Health Sciences. The conceptual design of the catalog of authorities of Cuban authors 'names in Health Sciences is defined.

Key words:
Authority control, author names, bibliographic control, access points, authority catalog.




INTRODUCCIÓN

Históricamente los catálogos han constituido una de las vías clave para ejercer un control determinado sobre la producción científica de los autores. Actualmente el cúmulo de información generado por el desarrollo científico y tecnológico ha traído consigo el desarrollo de catálogos automatizados que, en relación con los manuales, ha mejorado y ampliado las posibilidades de búsqueda y recuperación de información.

Es un hecho demostrado que el éxito de las búsquedas realizadas por los usuarios, depende en gran medida de la calidad bibliográfica que brinde el catalogador en relación con los puntos de acceso, y es la normalización de los puntos de acceso en las bases de datos y catálogos bibliográficos el factor esencial para mejorar su calidad y optimizar su uso en la recuperación de información.

La falta de normalización de los puntos de acceso de los catálogos automatizados y las bases de datos bibliográficas es un problema real que a nivel mundial está siendo un factor predominante hacia los bajos índices de eficiencia en la recuperación de información. El Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed de Cuba (CNICM-Infomed) no está exento de esta problemática, y se suma a las labores que internacionalmente se están llevando a efecto para solucionar el problema de la normalización de los puntos de acceso y sumarse así a los proyectos de intercambio internacional de autoridades.

El CNICM-Infomed está conformado por un conjunto de instituciones y profesionales que trabajan y colaboran para facilitar y proveer acceso a la información relacionada con las ciencias médicas y de la salud. Actualmente el centro se proyecta como la organización líder en el campo de la información en ciencias médicas y de la salud, sustentada en una dinámica y eficiente red de conocimientos de alto valor.

Con el objetivo de solucionar los problemas de normalización que presentan actualmente las entradas de los nombres personales de autores cubanos en ciencias de la salud, un equipo de profesionales del CNICM-Infomed se ha propuesto desarrollar el control de autoridades para crear las autoridades de nombres personales de autores cubanos en ciencias de la salud, y contribuir así a la normalización dentro de las fuentes de información de la Biblioteca Virtual de Salud (BVS).



ORIGEN DE LA INVESTIGACIÓN

Este proyecto comenzó como resultado de los problemas de normalización que sufren los nombres de los autores, dentro de la base de datos Cumed. Esta es la base de datos bibliográficos desarrollada por el CNICM-Infomed y los centros cooperantes de la Red Nacional de Información en Salud. Registra la producción médica cubana y en ciencias afines, publicada en Cuba o en el extranjero.

Dentro de la base se identificó que un mismo autor tiene más de una variante de nombres (firma editorial). Basta hacer una búsqueda simple para observar los altos índices de fracaso en la recuperación, donde se revela que el principal problema se da por la falta de unicidad y consistencia en los puntos de acceso (fig.).

 

Este problema de normalización en los puntos de acceso de nombres de personas dentro de la base de datos Cumed responde a varias causas fundamentales:

1. Uso incorrecto por parte de los autores al publicar sus investigaciones con diferentes variantes de su nombre.

2. Falta de instrucciones claras a los autores para utilizar una sola forma de nombre al publicar sus investigaciones.

3. Inexistencia de un fichero de autoridades cubanas en ciencias de la salud que normalice la formas de entrada de los nombres de los autores.

Esta falta de uniformidad en la forma de entrar los nombres de los autores a la base de datos trae consigo graves consecuencias al cálculo real de la producción científica de los propios autores, a la visibilidad de estos y de sus centros a nivel nacional e internacional; dificulta la recuperación de las publicaciones y de las citas por ellas recibidas, entre otras dificultades, como la no correspondencia de los resultados de búsqueda con los criterios establecidos por el usuario.

Para solventar este problema el equipo de trabajo del departamento de fuentes de información del CNICM-Infomed decidió someter a los puntos de acceso (nombres de personas) a un control de autoridades, con el objetivo de establecer una forma única y uniforme para cada punto de acceso.

Este proceso se efectuó en varias fases, teniendo en cuenta los procedimientos tradicionales que se describen en la literatura científica para la creación y gestión de las autoridades.



CONTROL DE AUTORIDADES

El término control de autoridades no es nuevo, aunque hace pocos años se ha comenzado a utilizar y se le ha dado mucha relevancia dentro de la automatización de los catálogos. Las primeras concepciones sobre el término control de autoridades datan del siglo XIX. Sin embargo, no es hasta principios de los años 80 del siglo XX que comienzó a ser asumido y estudiado como una actividad fundamental. Desde entonces hasta la actualidad este ha sido definido de muy diversas maneras.

Schiemer,1 uno de los primeros teóricos sobre la materia, lo define como: "la operación que consiste en la determinación de los puntos de acceso y en el registro de las decisiones que se han tomado para su elección. El control de autoridades, según esta autora, comprendería tres grandes actividades: a) la recopilación, registro y mantenimiento de los datos de autoridad; b) la verificación de dichos datos y c) la utilización de formas establecidas y autorizadas como puntos de acceso en el catálogo de la biblioteca".

Según Cristina Herrero Pascual,2 "el control de autoridades es el proceso de unificar, mediante la utilización de una forma normalizada, los puntos de acceso de los catálogos automatizados y mostrar además las relaciones entre los distintos puntos de acceso. Es decir, supone la normalización de los nombres de personas, entidades, títulos uniformes o materias, que pueden constituir el punto de acceso principal o los secundarios de un catálogo automatizado".

Su finalidad, según la autora, es facilitar la identificación y la recuperación de información, y evitar las confusiones a que se pueden prestar los homónimos, sinónimos o la variedad de nombres con los que puede ser denominado una persona, entidad, obra, tema o concepto.

Hagler y Simmons3 ofrecen otro punto de vista sobre la definición, al describirlo como: "la operación que consiste en descubrir todas las variantes posibles con las que puede nombrarse a una persona, institución, materia, etc., para posteriormente determinar de entre ellas, y conforme a unas reglas determinadas, el punto de acceso y sus correspondientes referencias cruzadas".

Todas las definiciones mencionadas podrían compendiarse en la propuesta por Jiménez Pelayo y García Blanco:4 "El control de autoridades es la operación mediante la cual se unifican en una forma normalizada los puntos de acceso de los catálogos y se muestran las relaciones entre ellos".

Este proceso se realiza mediante una serie de operaciones que permiten elaborar una entrada o registro de autoridad, que se constituye cuando se establece la forma autorizada o aceptada, a la vez se establecen todas las referencias necesarias desde las formas no autorizadas o relacionadas a la forma autorizada, de manera que tanto el profesional cuando trabaja con el catálogo como el usuario cuando hace la búsqueda emplean siempre la misma forma, aunque en los documentos originales permanezca la variedad.

Todos los autores antes mencionados coinciden en los objetivos que pretende el control de autoridades, dentro de los cuales se encuentran:

  • Unificar puntos de acceso idénticos que están expresados de distintas formas (variantes del nombre y sinonimia).
  • Diferenciar puntos de acceso diferentes que están expresados de igual forma (homonimia y polisemia).
  • Establecer relaciones entre la forma admitida de un punto de acceso y sus formas no admitidas (referencias de reenvío).
  • Establecer relaciones asociativas y jerárquicas entre distintos puntos de acceso autorizados (referencias de relación).

Es importante aclarar, en relación con el asunto terminológico, que control de puntos de acceso, gestión de autoridades, control de autoridades y trabajo de autoridades, son tratados como sinónimos por la mayoría de los estudiosos del tema y los emplean para designar la misma operación. Las diferencias que se puedan encontrar entre estos términos es básicamente léxica.



TENDENCIAS ACTUALES

CONTEXTO INTERNACIONAL

La tendencia actual es realizar los proyectos de control de autoridades por medio de la cooperación entre varias bibliotecas, ya sea a nivel nacional o internacional. Este sistema reduce los costos y las tareas de control porque todas las bibliotecas utilizan la información disponible y no se duplica el trabajo.

Un ejemplo concreto de esta tendencia es el fichero de autoridades virtual internacional (VIAF), un proyecto conjunto de varias bibliotecas nacionales, implementado y alojado por la Online Computer Library Center (OCLC). El objetivo del proyecto es disminuir el coste e incrementar la utilidad de los ficheros de autoridad de las bibliotecas mediante la comparación y la correspondencia entre los ficheros de autoridades de las bibliotecas nacionales, y poner esa información disponible en Internet.5 Esta filosofía de trabajo es la que actualmente se conoce como datos abiertos entrelazados (linked open data), y permite reutilizar y compartir los datos de autoridad de forma masiva y estable; además, ayuda en la detección de duplicados, la desambiguación terminológica y el enriquecimiento de los datos de autoridad.

Actualmente la mayoría de los proyectos de control de autoridades que trabajan bajo la filosofía de datos abiertos entrelazados están implementados principalmente por las bibliotecas nacionales, quienes ponen a disposición de toda la comunidad de Internet sus datos de autoridades para que sean reutilizables.


CONTEXTO NACIONAL

La Biblioteca Nacional "José Martí" (BNJM), a partir de la implementación del formato UNIMARC, realiza proyectos encaminados a la organización de la información que respondan a las exigencias actuales. Como órgano cabecera del Sistema Nacional de Bibliotecas Públicas cuenta con un grupo de trabajo encargado del control bibliográfico nacional.

Sonia Núñez6 define las autoridades en Cuba como "la forma normalizada de nombres personales, entidades corporativas, obra (títulos), marca, nombre de familia, tema como materia, acceso por lugar y formas genéricas o características físicas, que constituyen los puntos de acceso de un catálogo de biblioteca manual o automatizado y que se incluyan en el control bibliográfico nacional. Las formas que adopten estos puntos de acceso están en dependencia de las reglas aplicadas por la BNJM".

Según la autora, la aplicación del control de autoridades en Cuba puede implementarse a partir de la aplicación del formato UNIMARC/Autoridades, las directrices definidas por IFLA para la visualización y estructura de los registros Guidelines for Authority Records and References (GARE) y Guideline for Subject Authority and Reference Entries (GSARE), y como órgano rector metodológico en el Sistema de Bibliotecas Públicas debe fungir la BNJM con su grupo coordinador de estudio de autoridades cubanas.



Control de autoridades de nombres de autores cubanos

Uno de los primeros pasos que se definen en la literatura científica tomando en cuenta lo que plantea Jesús Jiménez y Rosa García4 en su libro El catálogo de autoridades: creación y gestión en unidades documentales la primera acción para llevar a efecto el control de autoridades es la definición de los puntos de acceso que serán sometidos al proceso de normalización para posteriormente descubrir todas las variantes posibles con las que puede nombrarse a una persona.

Se decidió en una primera etapa de desarrollo, aplicar el control de autoridades a los nombres de los autores cubanos que se encuentran en la categoría de los grandes productores (autores que poseen nueve o más publicaciones), no sin restar mayor importancia al resto de los autores, los cuales se incluirán en el proceso de control, en una segunda etapa de desarrollo.

Actualmente están registrados en Cumed un total de 775 autores dentro de la categoría de grandes productores. Un estudio profundo realizado a cada uno de los autores, arrojó que un total de 333 autores tienen entre dos y más variantes de nombres. Para identificar las variantes de nombres se trabajó directamente con los registros bibliográficos contenidos en la base de datos Cumed. Aquellos registros bibliográficos que coincidían en nombres y apellidos y que contenían elementos comunes como: temáticas, afiliación institucional, revistas científicas, años de publicación y colaboradores, se tomaron como grupos de nombres de un mismo autor.

Dentro del proceso de control la elección del nombre de un autor personal se basa en la premisa de que solo debe constituirse en autoridad una sola forma del nombre, independientemente de la cantidad de posibilidades bajo las cuales dicho autor haya publicado. La tarea más compleja es la de comprobar si un autor que aparece en más de una forma se trata en realidad de la misma autoridad o no.

Conociendo de antemano que la identificación de un autor personal o corporativo necesita la ayuda de informaciones que por lo general solo las posee el propio autor o la institución de este, se decidió involucrar a los autores dentro del proceso de control y a las instituciones de salud a las cuales ellos pertenecen, con el objetivo de validar la pertenencia de un grupo de variantes de nombres de un mismo autor.

Este proceso de cooperación entre los autores y las instituciones de salud hizo posible el desarrollo del trabajo de control de autoridades, de lo que se obtuvo como resultado un listado validado de nombres personales con las diferentes variantes usadas.


CATÁLOGO DE AUTORIDADES CUBANAS EN CIENCIAS DE LA SALUD

La Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos (institución líder en este tema) define un catálogo de autoridades como "una herramienta utilizada por los bibliotecarios para establecer las formas de los nombres (de personas, lugares, reuniones y organizaciones), títulos y materias utilizadas en los registros bibliográficos. Los registros de autoridad permiten a los bibliotecarios proporcionar un acceso uniforme a los materiales en los catálogos de la colección y la identificación inequívoca de los autores y los encabezamientos de materia".7

La siguiente fase en el proceso de control es la creación del catálogo de autoridades de nombres de autores cubanos en ciencias de la salud que, aunque no está implementada aun su herramienta tecnológica, se define su diseño conceptual, el cual incluye principalmente las características y funciones del catálogo:

¿QUÉ ES?

Se define como el conjunto organizado de registros de autoridad de nombres de autores del Sistema Nacional de Salud en Cuba. Constituirá la herramienta clave para mejorar y ampliar las posibilidades de búsqueda en las fuentes de información de la BVS, en aras de una mejor eficacia, rapidez y flexibilidad.


OBJETIVO PRINCIPAL

Almacenar los registros de autoridad de los nombres de autores cubanos en ciencias de la salud; garantizar y facilitar:

  • Consistencia e integridad en la descripción de los registros bibliográficos.
  • Una recuperación optima de información.


FUNCIONES

  • Coordinar las actividades de descripción bibliográfica de los registros de información para asegurar la uniformidad y normalización tanto en la base de datos Cumed como en el resto de las fuentes de información de la BVS.
  • Informar al usuario mediante instrucciones la forma autorizada de un punto de acceso (nombre del autor).


¿QUIÉNES PUEDEN USARLO?

Los usuarios del catálogo estarán básicamente constituidos por:

  • La Biblioteca Médica Nacional
  • La Biblioteca Virtual de Salud
  • La Editorial de Ciencias Médicas
  • Base de datos Bibliográficos Cumed
  • Departamento de Fuentes de Información del CNICM-Infomed
  • Usuarios de la red


MISIÓN

Lograr la total normalización de todos los puntos de acceso de nombres de autores cubanos en ciencias de la salud registrados en la base de datos bibliográficos Cumed.

BENEFICIOS ASOCIADOS A LA CREACIÓN DEL CATÁLOGO DE AUTORIDADES

  • Constituirá el primer catálogo de autoridades de nombres de autores cubanos en ciencias de la salud.
  • Permitirá la visibilidad de los autores cubanos en ciencias de la salud.
  • Se lograrán altos índices de eficacia y eficiencia en los resultados de la búsqueda en la base de datos Cumed.
  • Aumentará la rapidez y precisión en el procesamiento de la información generada por dichos autores.
  • Contribuirá al intercambio internacional de autoridades.
  • Reutilizará los datos bibliográficos y las entradas de autoridad tanto en la red del sistema de bibliotecas de salud en Cuba como en toda la red de bibliotecas del país.

TIPOS DE REGISTROS

  • Registros de autoridad. Contará con un total de 713 registros de autoridad, que describen: encabezamiento principal (autorizado) o entrada de autoridad acordada; variantes no autorizadas.
  • Área de nota de información: Contendrá la afiliación institucional del autor, la cual estará en correspondencia con la autoridad institucional acordada en el Directorio de Instituciones de Salud; también se incluirá la especialidad médica del autor, la categoría científica y las revistas en las que publican y las materias.
  • Registros de referencia. Siguiendo lo que se define en las directrices como área de trazado de referencia, los registros de referencia se emplearán para dirigir al usuario desde la forma autorizada del nombre hasta la no autorizada o viceversa.


Se decidió utilizar las directrices para registros de autoridad y referencia (GARE). Cada registro de autoridad dentro del catálogo estará representado siguiendo cada una de las áreas propuestas por las directrices. Como se conoce y se describe en las propias GARE, estas no son normas, sino directrices que intentan proporcionar una estructura o marco general para las entradas de autoridad, pero en estas no se prescriben la forma concreta de los encabezamientos, ya que confían esta tarea a las reglas de catalogación de cada país.8

Según los nuevos principios internacionales de catalogación orientados por la IFLA,9 cuando el nombre de una persona consta de varias palabras, se deberá determinar la elección de la palabra de entrada según las convenciones del país de residencia legal de la persona, o cuando no sea determinable ese país de residencia legal, según el uso acordado del país en el que la persona generalmente resida.

Para hacer los encabezamientos de nombres de personas, en el CNICM-Infomed y la Biblioteca Medica Nacional es usada la Regla de Catalogación Angloamericana (segunda edición). Se usa también en algunas bibliotecas y centros de información de salud del país la Norma Cubana para Encabezamientos de Autores Individuales y Corporativos.10

Los elementos incluidos en los distintos registros deben representarse en un formato de autoridades, para lo cual se decidió usar Marc 21, que responde al formato bibliográfico usado en la base de datos Cumed.

MODELO

El catálogo de autoridades cubanas en ciencias de la salud tendrá un modelo centralizado. Solo el Departamento de Fuentes de Información del CNICM-Infomed, con la cooperación de la Biblioteca Médica Nacional, es el responsable sobre el control de autoridades, la elaboración de los registros de autoridad, la creación y el mantenimiento del catálogo de autoridades. Con este modelo se pretende conseguir el máximo control y consistencia de las autoridades.


INTEROPERABILIDAD DEL CATÁLOGO

El catálogo se caracterizará por su interoperabilidad con la base de datos bibliográfica Cumed y con todas las fuentes de información de la BVS. De forma tal que cuando se registre el campo autor de la base, este permita ir directamente al catálogo y seleccionar la autoridad requerida. En caso de que la autoridad no esté registrada en el catálogo deberá contactarse al especialista responsable del catálogo para la posible inclusión de la nueva autoridad.

A través de la propia base de datos Cumed o dirigiéndose directamente a la dirección electrónica que tendrá el catálogo de autoridades, el usuario podrá entrar y buscar las variantes de nombres personales por las cuales está registrado el autor solicitado, de forma tal que la búsqueda por autor en la base de datos le proporcione una eficiente recuperación de información.



CONCLUSIONES

El control de autoridades para la normalización de los puntos de acceso es una necesidad para aprovechar las inmensas ventajas que las tecnologías de la información ofrecen en cuanto a nuevas formas de trabajo, rapidez, exhaustividad en el tratamiento de la información, de recuperación e intercambio de datos. No se trata de crear catálogos ideales solo desde el punto de vista catalográfico, sino de aumentar la funcionalidad de los mismos como elemento indispensable para la recuperación de información.

El catálogo de autoridades constituye una pieza clave para lograr una óptima recuperación de información en cualquier unidad documental. Se trata de un instrumento derivado y auxiliar del catálogo bibliográfico cuya función básica es la de establecer los puntos de acceso normalizados (autoridades) que van a servir al usuario como clave segura de búsqueda, y le garantizarán una localización fiable y efectiva de documentación o información.

El control de autoridades de nombres de autores cubanos en el Sistema Nacional de Salud en Cuba es una iniciativa clave para mejorar los niveles de eficacia en las bases de datos bibliográficas y en las fuentes de información que integran la BVS.




REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Schmierer H. The relationship of authority control to the library catalog. Illinois; 1980. p. 602.

2. Herrero Pascual C. El control de autoridades. Anales de Documentación [serial on the Internet]. 1999(2);[citado: 31 de enero de 2012]. Disponible en: http://redalyc.uaemex.mx/pdf/635/63500208.pdf

3. Hagler R, Simmons P. The bibliographic record and information technology. Chicago; 1982. p. 181.

4. Jiménez Pelayo J, García Blanco R. El catálogo de autoridades: creación y gestión en unidades documentales. Capítulo 1: El catálogo de autoridades: Principios generales. Ediciones Trea; 2002 [citado: 6 de mayo de 2011]. Disponible en: http://bibliologia.info/archivos/jimenez_OPACs1.pdf

5. VIAF. Fichero de Autoridades Virtual Internacional [home page]; 2011 [citado: 6 de febrero de 2011]. Disponible en: http://viaf.org/

6. Núñez S. El control de autoridades y el formato UNIMARC, evolución y desarrollo: Biblioteca Nacional "José Martí" [monografía en Internet]. 2007 [citado: 8 de diciembre de 2011]. Disponible en: http://www.bpvillena.ohc.cu/index.php?option=com_content&view=article&id=272:ponencia-el-control-de-autoridades-y -el-formato-unimarc-evoluci-desarrollo&catid=49:evento&Itemid=47

7. Library of Congress Authorities. Library of Congress [home page]. 2011 [citado: 7 de junio de 2011]. Disponible en: http://authorities.loc.gov/

8. Guidelines for Authority Records and References. Second Edition Revised by the IFLA Working Group on GARE Revision. 2001 [citado: 15 de noviembre de 2010]. Disponible en: http://www.ifla.org/VII/s13/index.htm#Publications

9. IFLA. International Federation of Library Associations and Institutions. Nuevos Principios Internacionales de Catalogación. Madrid: ANABAD; 2004.

10. Oficina Nacional de Normalización. Norma Cubana. Encabezamientos. Autores Individuales y Corporativos. La Habana: 2001.



Recibido: 8 de diciembre de 2011.
Aprobado: 15 de febrero de 2012.


Lic. Yoselyn Díaz Rodríguez. Centro Nacional de Información en Ciencias Médicas-Infomed. Calle 27. No. 110 e/ M y N. Plaza de la Revolución. La Habana. Cuba. Correo electrónico: yoselyn@infomed.sld.cu